Kolding HF og VUC

Persondatapolitik - kursister

Denne persondatapolitik beskriver, hvordan Kolding HF&VUC indsamler og bruger dine personoplysninger, når du optages som kursist på Kolding HF&VUC.

I det følgende vil vi oplyse dig om nedenstående punkter:

1. Indsamling af personoplysninger
2. Brug af personoplysninger, formål og behandlingsgrundlag
3. Sletning af personoplysninger
4. Sikkerhed
5. Dine rettigheder
6. Ændring af persondatapolitikken

Vi opfordrer dig til at læse denne persondatapolitik grundigt, og kontakte administrationen, hvis du har spørgsmål til indholdet.

1 Indsamling af personoplysninger

Vi indsamler og behandler følgende personoplysninger om dig, når du tilmelder dig som kursist på Kolding HF&VUC:
Navn, adresse, e-mailadresse, CPR-nummer, telefonnummer og oplysninger om dit forsørgelsesgrundlag.
Denne indsamling og behandling er nødvendig for, at vi kan optage dig som kursist på Kolding HF&VUC, samt overholde relevant lovgivning. Derudover kan vi i ganske særlige tilfælde have brug for at indsamle og behandle fortrolige og følsomme personoplysninger om dig, fx hvis du henvender dig i vejledningen.
Disse personoplysninger kan omfatte helbredsoplysninger med særlig relevans i eksamenssituationer, gruppearbejde m.v. eller oplysninger af ganske speciel karakter, som fodlænke m.v. Det kan også være oplysninger til brug ved søgning af SPS-støtte. Vi kan videregive dine personoplysninger til andre, fx offentlige myndigheder eller politiet, hvis det står i loven, at vi skal udlevere personoplysninger.

2 Brug af personoplysninger, formål og behandlingsgrundlag

De personoplysninger, vi indsamler og behandler om dig, er nødvendige for administration af dit forløb på Kolding HF&VUC, herunder til uddannelses- og eksamensplanlægning, fraværsregistrering og -statistik, administration og refusion af deltagerbetaling, rapportering til offentlige myndigheder, søgning af SPS-støtte samt andre lovlige formål af uddannelsesmæssig karakter.
Vi indsamler og bruger personoplysninger i forbindelse med de formål, der er beskrevet nedenfor.
Vi kan også behandle dine personoplysninger til andre formål, hvis vi er berettigede eller forpligtede hertil efter lovgivningen.

2.1 Administration af dit kursistforløb

Vi skal bruge dine personoplysninger, når vi skal oprette dig i vores IT-systemer.
Herudover skal vi bruge dine personoplysninger, når vi skal administrere betaling for og refundere deltagerbetaling, SU-administration, ansøge om forskellige tilskud (fx uddannelsesstøtte, tilskud til hjælpemidler mv.), administrere fravær, kommunikere med og indberette til offentlige myndigheder.

2.2 Eksamensplanlægning 

Når du skal til eksamen, bruger vi dine personoplysninger til at lave eksamensplaner og eksamenslister. Derudover skal vi udveksle dine personoplysninger med andre VUC-skoler og ministeriet. Blandt andet sendes dit navn og kursistnummer på en liste til censorer fra andre skoler.

2.3 Billeder

Når du bliver kursist på Kolding HF&VUC, kan du vælge at få taget et billede til dit studiekort. Billedet uploades også til vores studieadministrative IT-systemer, og bruges af lærere, vejledningen og administrationen. Er du net-kursist, skal du medbringe billedlegitimation til eksamen, således at censorer og eksamensvagter kan identificere dig.
Ønsker Kolding HF&VUC at fotografere dig (portrætfoto) og anvende billeder af dig med henblik på direkte markedsføring på fx skolens hjemmeside, til Facebook-annoncer og i andet markedsføringsmateriale (film, outdoor marketing, trykte medier m.m.), vil du blive bedt om at underskrive en samtykkeerklæring. Det samtykke, du afgiver her, vil du altid kunne trække tilbage. Hvis du tilbagekalder dit samtykke til billeder brugt i forbindelse med direkte markedsføring, har det ingen betydning for den brug, der er sket, inden tilbagekaldelsen – vi bruger blot ikke billeder eller film af dig, når der fremadrettet planlægges kampagner.

Billeder og undervisning
Tager din lærer eller andre medarbejdere situationsbilleder, hvor du er på - i undervisningssituationer, på studieture eller lignende, vil du mundtligt blive bedt om dit samtykke til at billedet bliver taget og senere kan blive brugt på sociale medier eller lignende. Dette gælder selvfølgelig også, hvis du som kursist vil tage billeder eller filme på skolen, eksempelvis når der er undervisning. Du skal som minimum have mundtligt samtykke fra de pågældende undervisere, andre medarbejdere og medkursisterne samt fortælle, hvorfor du vil tage billeder/filme. Dine undervisere, andre medarbejdere og dine medkursister er i deres fulde ret til at sige nej til at blive optaget.

2.4 Videoovervågning

Kolding HF&VUC har opsat 5 videoovervågningskameraer, der optager:
Udenfor: indkørsel til p-kælder, ved hovedindgangen
Indenfor: ved hovedindgangen, ved elevindgang (ved cykelparkering), ved indgang til skolens hal.
Videoovervågningen sker af sikkerhedsmæssige årsager og med kriminalitetsforebyggende formål, bl.a. for at forebygge indbrud og tyveri. Optagelserne gemmes i maksimalt 30 dage, men kan blive gemt i længere tid, hvis de skal bruges til efterforskning af en bestemt hændelse. Optagelserne kan desuden følges i realtid af Kolding HF&VUCs serviceleder.
Vi kigger kun på optagelserne, hvis vi har en mistanke om, at der er foregået noget, som strider mod Kolding HF&VUCs retningslinjer og politikker, fx mistanke om strafbare forhold og lignende. Optagelserne vil alene blive gennemgået af personer, som er blevet udpeget af Kolding HF&VUCs ledelse hertil.
Vi kan udlevere optagelser til politiet, hvis der er mistanke om, at der er begået strafbare forhold på Kolding HF&VUCs område eller lovgivningen i øvrigt giver hjemmel hertil.
Herudover vil udlevering af optagelser til tredjemand ske, hvis der foreligger en lovhjemmel hertil, eller hvis personer på optagelsen har givet udtrykkeligt samtykke til udleveringen.
Læs mere om videoovervågning og dine rettigheder her: koldinghfogvuc.dk - her finder du også andre relevante oplysninger om Kolding HF&VUCs håndtering af persondata.

2.5 Logning af internetbrug

Vi opfatter internettet som en uvurderlig kilde til information, men vi tillader under ingen omstændigheder surfing efter/på eller download af pornografisk eller på anden måde anstødeligt materiale, fx hjemmesider tilhørende ekstremistiske eller voldsbaserede grupperinger (Undtaget i undervisningsøjemed). Vi har URL-filter på vores netværk.
Overtrædelse af disse regler anses som en væsentlig misligholdelse af regler og retningslinjer på Kolding HF&VUC, og det kan i yderste tilfælde medføre bortvisning af kursister - uden varsel.

3 Sletning af personoplysninger

Vi sletter dine personoplysninger, når vi ikke længere skal bruge dem til de formål, som vi har beskrevet ovenfor. Som hovedregel sletter vi personoplysninger om kursister XX år efter, at du er stoppet hos Kolding HF&VUC. Nogle personoplysninger slettes dog før – fx optagelser fra videoovervågningen. Vi kan dog anonymisere personoplysninger og gemme dem i længere tid.
Vi gemmer eksamensbeviser i 30 år, jf. eksamensbekendtgørelsen.

4 Sikkerhed

Vi har indført passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at sikre et tilstrækkeligt sikkerhedsniveau for behandling af personoplysninger hos Kolding HF&VUC. Dermed gør vi vores bedste for at sikre personoplysningernes kvalitet og integritet. De sikkerhedsforanstaltninger, som vi har indført er:
• Indhentning af databehandleraftaler med alle vore samarbejdsparter
• Implementering af diverse procedurer i administration og vejledning til sikring af data

5 Dine rettigheder

Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig, med visse undtagelser, der er fastsat i lovgivningen. Du har ret til bede os slette dine personoplysninger, hvis vi ikke længere har brug for dem.
Hvis du beder om det, sletter vi de personoplysninger, som vi har registreret om dig.
Hvis du vil bruge dine rettigheder som beskrevet ovenfor, er du velkommen til at kontakte os pr. mail: post@koldinghfogvuc.dk eller på tlf. 7633 6800.
Hvis du henvender dig til os vedr. dine rettigheder, har vi brug for dit fulde navn og din e-mailadresse, så vi kan identificere dig og svare på din henvendelse. Vi svarer på din henvendelse hurtigst muligt og senest inden for en måned.

Hvis du er uenig i den måde, vi behandler dine personoplysninger på, eller de formål, som vi behandler oplysningerne til, er du velkommen til at kontakte os.

Du kan også klage til:
Datatilsynet
Borgergade 28, 5. sal
1300 København K
Telefon 3319 3200
e-mail: dt@datatilsynet.dk

6 Ændring af persondatapolitikken

Vi forbeholder os retten til at ændre denne persondatapolitik.